Overtal ledelsen: en guide til business cases | Molio

Overtal ledelsen: en guide til business cases

Du får en god idé eller har et problem du skal forelægge ledelsen, så der kan blive taget en beslutning. Hvordan gør man det, og hvad gør man ikke? Som driftsperson kan det være svært at komme ud over rampen. Her får du en guide til at komme i gang med business cases, så dine budskaber trænger igennem på direktionsgangen.

Skal man indkalde sin leder til et møde, skal man fortælle om det på et afdelingsmøde eller skal man skrive et notat som sendes til ledelsen – og hvis man gør det hvordan skal man så bygge dette notat op?

De spørgsmål er nogle af dem, vi går i dybden med på FM-uddannelsen under overskriften Business Casen.

Jeg vil her give et eksempel på en business case, som man kan fremlægge over for en ledelse. Sagen er relativt enkel, men også illustrativ, men principielt dækker den også komplicerede og store projekter.

Slidte karruseldøre i indkøbscenteret

Sagen handler om et indkøbscenter, hvor der var fire ældre og slidte karruseldøre, som begyndte at give mange driftsforstyrrelser, så servicefirmaet og driftspersonalet ofte skulle tilkaldes for at få dem til at virke igen. 

Driftslederen og markedsføringschefen berettede, at dørene var fuldkommen nedslidte, og at man dagligt baksede med at få dem til at virke, og at man burde udskifte til nye hurtigst muligt. Disse udsagn var en reel oplevelse, men også en udokumenteret oplevelse. 

Det er afgørende, at karruseldørene har en høj oppetid, fordi kunderne ikke skal generes unødigt når de skal ind og handle i centeret. Og når dørene ikke virker står de åbne med kulde- og trækgener i de kolde perioder. Så der var et problem.

Umiddelbart er der to vidt forskellige løsninger på problemet: 1) fortsætte med at reparere eller 2) udskifte til nye døre. Der er desuden nogle midterløsninger med fx hovedrenovering og partiel reparation.

Men hvad skal man vælge?

Data er nummer 1

Som udgangspunkt skal man fremskaffe alle de mulige data. Og selv ufuldstændige og ikke helt nøjagtige data kan give nogle gode praj.

I vores eksempel var der følgende data:

  1. Serviceleverandørens logbog på tilkald inklusiv økonomi
  2. Tilbud på nye karruseldøre
  3. Tilbud på renovering på baggrund af serviceleverandørens skøn

Tilkald og økonomi oplyst af serviceleverandøren tre år bagud så således ud:

Udvikling i antal tilkald og reparationsomkostninger | Molio

Diagram 1: Udvikling i antal tilkald og reparationsomkostninger

Konklusionen er her, at det ikke var et akut opstået problem, og at oplevelsen af markant øgede driftsforstyrrelser heller ikke kunne bekræftes.

Næste skridt var at indhente prisoverslag på nye døre og på renovering. Disse overslag blev indarbejdet i en business case, hvor tre scenarier blev opstillet: 1) reparation, fortsæt som hidtil 2) renovering og 3) ny karruseldør:

Molio

Tabel 1: Cashflow for tre scenarier

Estimeres udgifterne over 10 år, så er der penge at spare både ved at hovedrenovere og udskifte til ny, men der er flest penge at spare ved at udskifte til nye: 280.000 kr. mod kun 170.000 kr. ved at renovere.

Den nye viden kan nu benyttes som understøttelse til en fornuftig indstilling til ledelsen.

Hvordan skriver man en god indstilling?

Den gode indstilling | FM | Molio

Standarddispositionen kan bruges som tjekliste, men man behøver ikke nødvendigvis bygge den skriftlige indstilling op efter den.

Her er et bud på hvordan indstillingen kunne tage sig ud for vores eksempel:

Baggrund

Karruseldørene i indkøbscenteret har ofte nedbrud og driftsforstyrrelser, som enten serviceleverandøren, driftslederen eller centervagterne skal afhjælpe. Der er kommet klager fra centerforeningen over disse driftsforstyrrelser.

Der er indhentet oplysninger fra serviceleverandøren over de sidste tre års reparationer og tilkald.

(Se Diagram 1: Udvikling i antal tilkald og reparationsomkostninger)

Økonomi

Der er indhentet overslag på renovering og en udskiftning af karusseldørene.

Renovering koster 230.000 kr. En ny dør koster 350.000 kr.

Hvis ikke der foretages en renovering eller udskiftning skønnes det, at reparationsomkostningerne vil stige over årene.

Cashflowet over 10 år for et reparationsscenarie i forhold til en renovering er en besparelse på 170.000 kr., mens det for en udskiftning er en besparelse på 280.000 kr. (uden inflation).

(Se: Tabel 1: Cashflow for tre scenarier)

Usikkerhed

Usikkerheden handler primært om, hvor store reparationsomkostningerne vil blive ved en reparationsstrategi.

Indstilling

Der indstilles at tre karruseldøre udskiftes til nye og at én holdes under observation, da et reparationsscenarie vil have mange driftsforstyrrelser og medføre utilfredse lejere.

Hvis bevillingen gives inden den 1. september kan arbejdet gennemføres inden den 1. december.

 

Få et kompetenceløft inden for facilities management

På Molios certificerede uddannelse til Facility Manager kan du foruden business cases lære meget mere om Benchmarking, Space Management og redskaber til effektiv kommunikation.

Uddannelsen giver dig et kompetenceløft uanset om du arbejder strategisk, taktisk eller operationelt med FM, og I får optimeret jeres forretningsmetoder.

Læs mere om uddannelsen her

Tilmeld nyhedsmail